Tri thức của con người tồn tại dưới 2 dạng, tri thức hiện hữu và tri thức tiềm ẩn.
Tri thức hiện hữu là các tri thức được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc các báo cáo. Tri thức hiện hữu của mỗi cá nhân khác nhau là khác nhau, tùy theo kiến thức. Tri thức hiện hữu có thể dễ dàng truyền lại được.
Tri thức tiềm ẩn là những tri thức không và rất khó được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, các tri thức này là cá nhân, gắn liền với bối cảnh và công việc cụ thể. Tri thức tiềm ẩn của mỗi cá nhân khác nhau là khác nhau, tùy theo trải nghiệm. Tri thức tiềm ẩn không thể dễ dàng truyền lại được.
Trợ lý ảo trước hết chứa tri thức hiện hữu một cách đầy đủ. Vì vậy, trợ lý ảo có thể giúp nâng cao mặt bằng tri thức của công chức lên.
Trợ lý ảo, nếu được các công chức giàu kinh nghiệm huấn luyện, có thể giúp lưu giữ và truyền lại tri thức tiềm ẩn từ thế hệ này sang thế hệ khác.
Nhu cầu trợ lý ảo
Theo đánh giá của Gartner, năm 2019, tỷ lệ công chức có sử dụng trợ lý trên thế giới mới vào khoảng 2%. Tuy nhiên, Gartner dự báo, đến năm 2025, tỷ lệ này có thể lên đến 50%. Một số quốc gia, chẳng hạn Nhật Bản, đã xác định việc phát triển trợ lý ảo là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia.