Theo quy định, sử dụng tài khoản đăng nhập cá nhân được xác minh bới cơ quan nhà nước để tiến hành dịch vụ công trực tuyến thì đã được công nhận tính pháp lý.
Tuy nhiên, trong một sô trường hợp, do luật chưa quy định rõ ràng nên cần phải nộp văn bản giấy để tiến hành thủ tục hành chính. Lúc này, sử dụng chữ ký số để ký và chuyển văn bản số hóa là một giải pháp cần phải thực hiện nhằm đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ.
Các trường hợp cần phải chữ ký số hoặc văn bản giấy thì trong quá trình xử lý hồ sơ trực tuyến, cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn cụ thể cho CD/DN/TC. Trong trường hợp không có hướng dẫn thì mặc định thừa nhận tính pháp lý của các văn bản điện tử khi giao dịch với cơ quan nhà nước.